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Le Logiciel Libre entre Web, Design et Administration SystĂšme par un Africain, OpenSource Evangelist

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📧Des Emails Pro: authentifier votre professionnalisme dans le digital

OpenMind 28-10-2018 21:21
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Ça fait 2 mois exactement je n'ai plus rĂ©digĂ© de note. Je reviens avec celle-ci sur les adresses emails professionnelles et personnalisĂ©es, un facteur incontournable du succĂšs dans la communication digitale de nos jour; pas des emails classiques gratuits. Je vous prierai de lire avec soin ce qui suit parce qu'il s’avĂšre important l'impact de nos courriels sur nos activitĂ©s respectives. Merci Ă  ceux qui m'ont orientĂ© Ă  rĂ©diger ceci Ă  l'instar de ParlonsTech et OpenSDF mais aussi des lecteurs qui m'ont rappelĂ© sur Telegram qu'il y avait des champignons qui poussaient sur le blog.😆

Email Pro: De quoi est-il question?

Il est question de courriel mais pas des moindres. Les emails professionnels (comme l'indique leur tag "pro") servent exclusivement Ă  communiquer avec nos collaborateurs, nos clients et toutes les autres parties prenantes de notre quotidien d'entrepreneurs. Quand vous avez commencĂ© Ă  travailler depuis quelques mois, annĂ©es, en utilisant un email "zzzzzzzzz@gmail.com, zzzzzzzzz@yahoo.com, zzzzzzzzzz@hotmail.com, etc..." vous vous ĂȘtes toujours senti bien. Lorsque vous atteignez un certain niveau dans l'Ă©volution de votre activitĂ© (peu importe votre secteur), vous convenez avec moi que vous avez besoin de prendre d'autres mesures susceptibles de vous faire vendre mieux qu'avant, et ainsi confirmer votre professionnalisme Ă  travers vos communications Ă©lectroniques. C'est dans ce sens que vous avez besoin d'opter dĂ©sormais pour une adresse email professionnel (comme la mienne 😊 lOl) qui sera sous la forme "votrenom@votrebusiness.com ou encore contact@votrenom.net ...".

Les diffĂ©rences par rapport aux emails classiques 📬

Il en existe plusieurs, dépendant de la gestion et du fonctionnement de ce service. Voici quelques unes:

- Elles sont payantes 😁

La premiĂšre diffĂ©rence est que l'email pro n'est pas gratuit (Ă  priori) comme les emails classiques. C'est surtout ce facteur qui fait fuir les entrepreneurs communiquant par courriers Ă©lectroniques quotidiennement. Pour autant, le coĂ»t (prix de revenu) des adresses emails pro, loin d'ĂȘtre Ă©norme (ce que pensent bon nombre de personnes) vaut la peine pour les avantages qu'elles offrent. Le plus important de ces avantages est que ces emails dĂ©pendent directement de "votre nom de domaine" exclusivement et non de celui d'un opĂ©rateur comme Google, Yahoo, Hotmail, etc... qui proposent gratuitement (Ă  priori) ce service d'email tout en commercialisant dans votre dos vos donnĂ©es. Votre adresse email pro Ă©tant dĂ©pendant de votre nom de domaine est de facto identitaire Ă  votre site internet qui existe dĂ©jĂ  ou non. Le prix de vos adresses emails pro dĂ©pend de la façon dont elle sont gĂ©rĂ©es. Ce prix (prix de revenu) est facteur de plusieurs Ă©lĂ©ments comme le stockage, la bande passante, le coĂ»t du nom de domaine, les serveurs d'envoi, de rĂ©ception et d'hĂ©bergement de vos mails.

- Envoi de fichiers attachés volumineux voire illimités


L'exemple de Gmail (comme Ă©tant le plus populaire Ă  cause d'Android) limite chaque utilisateur de leur messagerie gratuite Ă  25MB de fichier Ă  joindre Ă  un courrier. Avec un email pro, vous pouvez en faire plus: vous pouvez mĂȘme joindre un reportage vidĂ©o dans un mail tant que votre connexion internet vous permet de charger des fichiers pareils.

- Sauvegarde en local des mails au besoin

Une des fonctionnalitĂ©s avancĂ©es des emails pro est la possibilitĂ© de faire des backup quand besoin est. Lorsque vous vous apprĂȘtez Ă  changer de mails, certains services de mails pro vous proposent une option pour tĂ©lĂ©charger toutes vos donnĂ©es et de les garder sur un disque dur personnel ou en partagĂ© sur un espace cloud propre Ă  vous. Vous pouvez ainsi continuer d'exploiter vos donnĂ©es (contacts, informations, fichiers Ă©changĂ©s...) d'une certaines pĂ©riode passĂ©e mĂȘme si vous supprimiez l'adresse email pro: le cas de changement d'entreprise par exemple.

Et en termes d'avantages

En voici quelques uns d'utiliser des adresses emails pro pour votre activité:

- Votre crédibilité et celle de votre activité

Suivons ce scĂ©nario: 1-2-3 Action! Vous ĂȘtes Community Manager Togolais travaillant en freelance et vous venez d'envoyer une proposition de vos services Ă  une entreprise locale dont vous avez eu les contacts sur Viadeo, Twitter ou encore quelque part entre Telegram et Whatsapp. Quand leur secrĂ©taire consulte leur Boite de rĂ©ception "contact@cabinetadjovi.tg" elle reçoit votre courrier bien attendu, avec votre email "antoineelie4545@gmail.com"; elle vous confirme dans la minute l'accusĂ© de rĂ©ception et vous promet qu'ils vous reviendront bientĂŽt aprĂšs Ă©tude de votre requĂȘte. Dans la semaine, elle reçoit un autre courrier d'un autre prestataire indĂ©pendant de services digitaux du Gabon qui propose ses services en remote (tĂ©lĂ©-travail); son email est "agnes@agnesconsult.ga". Dans la demi-heure, elle essaye de visiter "agnesconsult.ga" puis lui confirme la rĂ©ception du courrier et dans les 48H, sur demande de son Manager, elle renvoie un mail-rĂ©ponse Ă  Mlle AgnĂšs pour prendre un rendez-vous en ligne afin de discuter de sa proposition.
Voici en quoi l'usage d'une adresse email classique peut influencer nĂ©gativement votre crĂ©dibilitĂ©. Entre-nous, dites-moi s'il vous plaĂźt: vous feriez confiance Ă  qui des deux prestataires Ă  l'heure oĂč l'arnaque est au quotidien dans le secteur du digital? Qu'est ce qui prouve qu'une personne derriĂšre le compte xxxxxxx4545@gmail.com est plus crĂ©dible que celle derriĂšre xxxxxxx4500@gmail.com ? Quel valeur ajoutĂ©e va pouvoir apporter un "professionnel" qui ne peut pas s'offrir au minima un nom de domaine voire une adresse email pro? etc... Ce sont ces genres d'interrogations qui font pencher la balance en faveur du prestataire disposant d'un email pro ce n'est nullement pas parce que cette entreprise n'aime pas travailler avec des prestataires locaux.

- Votre email pro fait la promo de votre marque Ă  votre place

Le Digital Marketing Ă  la sauce du e-branding: Suivant le prĂ©cĂ©dent scĂ©nario, l'adresse email du prestataire Gabonais a renvoyĂ© tout de suite la personne qui reçoit le courrier Ă  chercher son site, le site de "Agnes Consulting". C'est de cette façon que vos adresses email professionnelles influencent sur les personnes qui reçoivent vos courriers. Vous n'ĂȘtes pas obligĂ© d'investir autant d'argent dans le dĂ©veloppement d'un site complexe que vous le pensiez lĂ  maintenant; Non. Vous pouvez juste vous suffire d'une page simple avec un message du type "Bienvenue sur ma page d’accueil, Je suis Agnes MOUTIPO, Social Media Manager. Discutons par email 😊"; vous pouvez Ă©galement opter pour une redirection de votre domaine vers votre profil Afriworkers, Viadeo, Linkedin ou Twitter. Dans un autre sens, si vous montez une startup et que vous et vos collaborateurs disposiez d'un email pro du type "votrenom@votrestartup.zz", convenez avec moi que chacune de vos Ă©changes Ă©lectroniques individuelles vend Ă  chaque fois le nom de votre jeune boite et vous fait attirer des visiteurs curieux sur votre site web. C'est un bon parti de publicitĂ© permanente Ă  tirer, je peux vous le garantir.

- ContrÎler désormais les mails indésirables (spams)

Vous avez toujours utilisĂ© votre mĂȘme adresse email Gmail pour tout faire: Ă©changes professionnels, promotion et marketing, accĂšs Ă  des forums et autres services sur le web, rĂ©seaux sociaux, jeux en ligne, Drive, etc...; c'est bien aussi de tout centraliser,OUI. On doit dire que ceci est dĂ» au fait que vous ignoriez Ă  quel point cela peut devenir agaçant dans un futur proche. Soyez d'accord avec moi ou non, 2/5 d'entre nous auraient aujourd'hui une InBox saturĂ©e: ayant laissĂ© votre adresse Gmail un peu partout sur la toile, vous recevez des dizaines de courriers promotionnels par semaine et ceci fait que vous perdez le suivi de certains mails professionnels. Bien que vous passez votre temps Ă  vous dĂ©sabonner de ces newsletters superflus on dirait que vous ĂȘtes en combat face Ă  l'Hydre, quand vous lui couper une tĂȘte en repousse deux autres. En optant pour une adresse email pro, vous pouvez dĂ©sormais mieux gĂ©rer vos Ă©changes professionnels et mieux gĂ©rer les spams.

Un peu de blabla technique: Qui veut savoir un peu comment ça fonctionne?

1. De quoi dĂ©pend l’obtention d'un email pro?

Comme je l'avais glisser dans un paragraphe plus haut, le premier Ă©lĂ©ment requis est un domaine (certains diront un "domaine professionnel", enfin bref.). Le nom de domaine qui supportera votre email doit ĂȘtre diffĂ©rent de gmail,yahoo,hotmail mais surtout doit ĂȘtre identitaire Ă  vous ou Ă  votre activitĂ©. Il peut arriver que vous ayez le choix de choisir un sous-domaine au lieu d'un domaine; vous devez tenir compte de l'impact du sous-domaine sur votre identitĂ© (ou/et celle de votre activitĂ©). Je ne vais pas vous cacher que certains sous-domaine sont aussi "propres" pour votre branding, et oui, il y a pas que des domaines en dur qui soit requis. AprĂšs le domaine sur lequel sera greffĂ© votre adresse email professionnelle, il vous faut (principalement) 3 types de services obligatoires: l'envoi de courriers (serveur SMTP) , la rĂ©ception de courriers (serveur POP/IMAP) et le stockage des courriers(serveur d'hĂ©bergement de fichiers et de base de donnĂ©es). Peut-ĂȘtre que vous l'ignoriez mais, ces trois services sont indĂ©pendants et la dĂ©faillance ou l'instabilitĂ© de l'un impacte tout de suite sur le Bon Fonctionnement d'un service de messagerie. Rassurez-vous: mĂȘme les entreprises comme Google, Yahoo, Hotmail qui proposent la messagerie Ă©lectronique tournent sur le mĂȘme principe. Vous disposez de plusieurs options entre acheter ces services, les louer ou les dĂ©ployer vous-mĂȘmes si vous disposez d'un serveur propre Ă  vous. Au delĂ  de ces trois services, gardez Ă  l'esprit qu'il en faut d'autres comme un antivirus, des clĂ©s et certificats de sĂ©curitĂ©, des authentifications de mails pour Ă©viter de se faire spammer (il ne servira Ă  rien d'avoir un email pro et de se voir ses courriers atterrir continuellement dans la SpamBox de vos destinataires), etc... Bien attendu, vous pouvez obtenir une adresse email pro sans ĂȘtre obligĂ© de savoir tout ce comment ça marche; votre prioritĂ© demeurera: votre webmail + votre email + votre mot de passe. POINT FINAL 😃 .

2. Si je suis prĂȘt Ă  investir, combien de temps pour que mon email pro soit opĂ©rationnel Ă  100% ?

Belle question, Oui. La rĂ©ponse courte: 10 minutes suffisent. Maintenant, il faut savoir que ceci dĂ©pendra de ce que vous choisissez. Si vous consultez un prestataire qui vous propose dĂ©jĂ  la solution toute prĂȘte, vous l'obtiendrai rapidement. Dans le cas oĂč vous souhaiteriez investir dans un serveur Ă  vous tout seul pour avoir le "contrĂŽle total" de la chose, il va falloir envisager entre 24H et quelques jours, le temps que tout soit dĂ©ployĂ©; il s'agit lĂ  d'un cas "sur mesure" alors. Il est toujours bien de discuter avec le prestataire afin de choisir ce qui vous avantagera en considĂ©rant votre budget et l'accessibilitĂ© de la solution.

2. Qui peut-s'en charger pour moi?

Bah.. Moi par exemple je peux m'en charger pour vous, vous savez? 😃.

En fait, plusieurs prestataires de services numériques axés digital marketing, web ou cloud peuvent vous aider. Pour info (la pub) ma startup OpenSDF lance une promotion actuellement pour permettre au PME et freelancers de s'en procurer des adresses emails professionnelles, mais pas que. J'ai inséré dans cet article une banniÚre informative à cet effet.

Vous avez la possibilité d'obtenir une adresse email professionnelle également auprÚs d'un vendeur d'hébergement mutualisé; en achetant votre nom de domaine, prenez le soin de vérifier les spécifications du pack que vous achetez pour vous assurez que ce pack inclus la messagerie électronique. Cherchez sur la toile des avis sur le service de ce vendeur pour aiguiser votre confiance avant de sortir votre carte bancaire. Si non, des entreprises comme Google vous proposent également d'avoir des emails pro avec un domaine sur leur services cloud. Mais, sachez que si vous y tenez à cause de Drive, vous avez la possibilité avec n'importe quelle Email Pro séparée de toujours avoir accÚs à Drive; je peux vous rassurer la dessus.

Maintenant, quel point vous parait flou dans mon article? Dites-moi en commentaire


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